Kata
Pengantar
Assalamu
‘alaikum warrahmatullahi wabarakatuh
Puji
dan syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT, karna hanya atas berkat
limpahan rahmat dan karunia-NYA lah
makalah ini dapat terselesaikan dengan baik.
Makalah
pelaksanaan proyek sistem informasi adalah salah satu tugas mata kuliah
manajemen proyek sistem informasi dengan dosen pembimbing Ibu Anita Puspita
Dewi, S.Kom, M.Msi. sebagai salah satu syarat untuk memperoleh nilai, dalam
proses penyusunannya secara langsung mendorong kami untuk mencari tahu lebih
banyak tentang pelaksanaan proyek sistem informasi yang kami tuangkan dalam bab
pembahasan.
Makalah
ini dalam penyusunannya masih sangat kurang dari sempurna, untuk itu kami
mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun dari para pembaca.
Akhir
kata kami mengucapkan terimakasih kepada Ibu Anita Puspita dewi, S.Kom, M.Msi
dan para rekan-rekan mahasiswa yang memberikan masukan dalam proses penyusunan.
Wassalam.
Kendari,
16 September 2011
Penyusun
PENDAHULUAN
Manajemen proyek itu suatu
disiplin ilmu pada era tahun 1950-an, Amerika bangsa yang pertama kali
menggunakan ilmu manajemen proyek. Henry Gantt dapat dikatakan bapak dari ilmu
manajemen proyek, dan namanya pun menjadi metode yang digunakan, bernama “Gantt
Chart”. Perlu diingat bahwa mempelajari Manajemen Proyek itu tidak terlalu
sulit, karena didalamnya terdapat hal-hal yang terbiasa dilakukan oleh manusia,
hanya ditambahkan sedikit logika dan aturan yang khusus. Sedangkan Proyek itu usaha
yang harus dilakukan dari awal hingga akhir pada suatu kejadian, yang mempunyai
batasan waktu – anggaran – sumber daya yang dibutuhi oleh pelanggan. Meski pada
akhir tujuan dari adanya proyek adalah untuk memuaskan pelanggan.
“Maksudnya begini ketika ada
suatu perusahaan besar maupun kecil me manajemen proyek, yang terpenting adalah
waktu yang
tepat dalam membuat dan memustuskan prediksi, serta penggunaan sumber daya dan
laporan dalam
penyampaian produk atas hasil dari proyek yang dijalankan.”
Lalu bagaimana kita mengetahui bahwa itu
adalah “proyek”? Diperlukan beberapa ciri-ciri/karakteristik
dari proyek, yaitu : ada sasaran/tujuan, memiliki rentang waktu/deadline, waktu
biaya dan syarat kerja yang lengkap, berurutan dari a hingga z, terkadang
merupakan sesuatu event/kejadian yang sebelumnya belum pernah dilakukan.
A. Latar
Belakang
Sebagai mahasiswa sistem
informasi kita dituntut untuk memahami bagaimana manajemen proyek sistem
informasi itu agar ilmu ini bisa di
implementasikan dalam kehidupan nyata.
Untuk mengetahui secara lebih
jelas tentang manajemen proyek sistem informasi maka selanjutnya akan dibahas
lebih mendetail mulai dari pengertian hingga metodologi umum pelaksanaan proyek
sistem informasi.
B. Rumusan
Masalah
a.
Pengertian manajemen, proyek dan manajemen proyek
b. Kebijakan
dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi :
c. Metodologi
Umum Pelaksanaan Proyek Sistem Informasi ( Metode Generik)
C.
Tujuan dan Manfaat
a.
Untuk mengetahui dan memahami pengertian- pengertian
manajemen, proyek dan manajemen proyek
b.
Mengetahui kebijakan dan perencanaan proyek sistem
informasi
c.
Mengetahui
Metodologi Umum Pelaksanaan Proyek Sistem Informasi ( Metode Generik)
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Manajemen, Proyek dan
Manajemen Proyek.
a)
Pengertian manajemen
Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu
sebagai bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan,
mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang
kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus
menerus seiring dengan berjalannya waktu. Agar proses manajemen berjalan
lancar, diperlukan sistem serta struktur organisasi yang solid. Pada organisasi
tersebut, seluruh aktifitasnya haruslah berorientasi pada pencapaian sasaran.
Organisasi tersebut berfungsi sebagai wadah untuk menuangkan konsep, ide-ide
manajemen. Jadi dapat dikatakan bahwa manajemen merupakan suatu rangkaian
tanggung jawab yang berhubungan erat satu sama lainnya.
Skill apa sih yang harus di butuhkan bagi
seorang Proyek Manager?
Skill yang dibutuhkan ada 4
titik, yaitu kepada Owner, User, Lingkungan, dan Team. Maksudnya, Ketika
seorang proyek manager berurusan dengan owner (komisaris perusahaan) dapat
memberikan informasi berupa biaya/budget dari segi finansial, seta resiko
kedepan yang akan dihadapi. Ketika berbicara dengan user, dapat mengajak untuk
menggunakan hasil dari proyek, baik meloby dan bujuk rayu. Lalu ketika
berbicara dengan team tentunya harus memiliki keahlian tehnik, dapat
mengarahkan, dan tentunya manajerial skill harus dimiliki. Terakhir ketika
berbicara dengan lingkungan dalam hal ini pemerintah / lingkungan, dapat
meminta persetujuan/ izin akan adanya pengadaan proyek tersebut.
Manajer proyek adalah seseorang yang
memiliki tanggung jawab terbesar atas pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari
manajer proyek adalah mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan proyek dari awal
sampai selesai.
Hal-hal yang perlu dilakukan seorang manajer proyek adalah :
a.
Manajer
proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown proyek menjadi serangkaian
tugas(tasks) yang mudah dikelola, memperoleh sumberdaya yang dibutuhkan, dan
membentuk tim kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
b.
Manajer
proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan memitivasi anggota tim
kerja untuk menyelesaikan proyek tepat waktu
c.
Manajer
proyek harus menginformasikan kepada stakeholder tentang perkembangan
pelaksanaan proyek secara periodik.
d.
Manajer
proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan meminimalkan dampak
terhadap penyelesaian proyek.
e.
Manajer
proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak ada proyek
yang 100% berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang manajer adalah: kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier, manajer dan kolega), komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak, pemecahan masalah dan berpikir kreatif). Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan. Hambatan-hambatan yang mungkin terjadi adalah:
Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang manajer adalah: kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier, manajer dan kolega), komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak, pemecahan masalah dan berpikir kreatif). Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan. Hambatan-hambatan yang mungkin terjadi adalah:
1. komunikasi yang tidak baik (Poor communication)
2. persetujuan yang tidak jelas
(Disagreement)
3. kesalahpahaman
(Misunderstandings).
4. suasana yang tidak mendukung (Bad
weather)
5. pemogokan kerja (Union strikes)
6. konflik pribadi (Personality
conflicts)
7. manajemen yang tidak baik (Poor
management)
8. definisi sasaran dan tujuan tidak
jelas (Poorly defined goals and objectives)
Manajer
proyek yang baik tidak menghindari semua resiko, tetapi menyiapkan proses dan
prosedur standart untuk berusaha mencegah resiko yang mungkin terjadi seperti:
a.
Keterlambatan
penyelesaian proyek, pembekakkan anggaran atau keingingan konsumen tidak
terpenuhi.
b.
Tidak
konsisten antara proses dan prosedur yang digunakan manajer proyek
c.
Proyek
tidak bermanfaat dan membuang-buang waktu dan biaya
d.
Tidak
sinerginya faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek.
b) Pengertian Proyek
Proyek merupakan suatu tugas yang
perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan secara kongkrit serta harus
diselesaikan dalam suatu periode tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan
alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan
kerjasama yang berbeda dari yang biasanya digunakan.
Menurut DI Cleland dan Wr. King (1987), proyek
merupakan gabungan dari berbagai sumber daya yang dihimpun dalam organisasi
sementara untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Selain itu proyek juga:
Bertujuan menghasilkan produk
atau kerja akhir tertentu. Dalam proses mewujudkan produk tsb di atas,
ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu. Bersifat sementara, dalam
arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan titik akhir
ditentukan dengan jelas. Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas
kegiatan berubah sepanjang berlangsungnya proyek.
Timbulnya suatu proyek antara lain dilatar
belakangi oleh:
a) Rencana pemerintah. misalnya
proyek pembangunan jalan
b) Permintaan pasar. misalnya
terjadi kenaikan permintaan suatu produk dalam jumlah besar, maka perlu
dibangun sarana produksi baru.
c) Dari dalam perusahaan yang
bersangkutan. misalnya suatu perusahaan akan memperbarui
(modernisasi) perangkat, sistem kerja, atau sistem informasi yang lama agar
lebih mampu bersaing.
d) Dari kegiatan penelitian
dan pengembangan. dari kegiatan penelitian dan pengembangan
diperkirakan dapat dihasilkan produk baru yang banyak manfaat dan peminatnya,
sehingga dibangun fasilitas produksinya.
Macam-Macam Proyek :
Menurut
R.D Achibalt (1976), macam-macam proyek adalah sebagai berikut :
a. Proyek Kapital (Modal). Meliputi :
pembebasan tanah, pembelian material dan peralatan, desain mesin, dan kostruksi
guna pembangunan instalasi pabrik baru.
b. Proyek pengembangan produk baru
adalah kegiatan untuk menciptakan produk baru yang biasanya merupakan gabungan
antara proyek kapital dan proyek riset dan pengembangan. Contoh : penemuan alat
elektronik karaoke.
c. Proyek penelitian dan pengembangan
berupa kegiatan untuk melakukan penelitian dengan sasaran yang ditentukan.
d. Proyek sistem informasi adalah
kegiatan yang sifatnya spesifik dengan mempergunakan alat-alat pemrosesan data
(data processing personal dan alat-alat lainnya).
e. Proyek yang berkaitan dengan
manajemen : perusahaan merancang reorganisasi, perusahaan merancang program
efisiensi, dan penghematan merancang diversifikasi.
c) Manajemen Proyek
Manajemen proyek merupakan suatu
usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi
kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan
anggaran yang telah ditetapkan. Suatu pekerjaan rutin
biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses.
Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap
suatu proyek.
Atau
manajemen
proyek adalah suatu
cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan sumber daya
(manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk mencapai
suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai
kepuasan.
Pengelola dalam sebuah proyek
disebut sebagai Proyek Manager (PM), Proyek Manager bertanggung jawab untuk
mengatur dan mengawasi semua kegiatan pelaksanaan proyek, agar sesuai dengan
standart kualitas, biaya dan waktu. Dan tentunya selalu bertanggung jawab untuk
selalu berkomunikasi dengan tim, atasan (owner), dan pelanggan (user). Maksudnya
manajer harus mampu memberikan contoh tehnik, mampu mengambil keputusan yang
tepat, dan pemimpin yang dapat memberikan informasi berupa laporan kepada
atasan.
Manfaat manajemen proyek:
a) Mengidentifikasi fungsi tanggung
jawab
b) Meminimalkan tuntutan pelaporan
rutin
c) Mengidentifikasi batas waktu
untuk penjadwalan
d) Mengidentifikasi metode analisa
peramalan
e) Mengukur prestasi terhadap
rencana
f) Mengidentifikasi masalah dini
& tindakan perbaikan
g) Meningkatkan kemampuan estimasi
untuk rencana
h) Mengetahui jika sasaran tidak
dapat dicapai/terlampaui
Contoh
manajemen proyek diantaranya adalah : membangun sebuah stadion sepak bola,
megelola penelitian berskala besar, melaksanakan pembedahan transplantasi organ
tubuh, memasang lintas produksi, atau berjuang mendapatkan ijazah strata
satu di suatu perguruan tinggi.
Konsep Manajemen Proyek :
Manajemen
proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah
dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan
penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan
dalam model kematangan kemampuan manajement manusia (a people management
capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan
organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan
melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi,
pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.
Dasar-Dasar Organisasional :
Organisasi
adalah sistem yang saling mempengaruhi dan saling bekerja sama antara orang
yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu
tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem maka
terdiri dari beberapa elemen yaitu :
a) orang, dalam organisasi harus ada
sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang memimpin organisasi
tersebut.
b) tujuan, dalam organisasi harus ada
tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
c) posisi, setiap orang yang ada dalam
suatu organisasi akan menempati posisi atau kedudukannya masing-masing.
d) pekerjaan, setiap orang yang ada
dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan (job) masing-masing sesuai dengan
posisinya.
e) teknologi, untuk mencapai tujuan
organisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam pengolahan data menjadi
suatu informasi.
f) struktur, struktur organisasi
merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan hubungan kerja sama
antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
g) lingkungan luar, merupakan elemen
yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi,
misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi.
Prinsip-prinsip
organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi setiap
orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan
yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
a) Tujuan organisasi yang jelas
b) Tugas yang dilakukan harus jelas
c) Pembagian tugas yang adil
d) Penempatan posisi yang tepat
e) Adanya koordinasi dan integrasi
B.
Kebijakan
dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi :
Sistem
Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki fungsi menghasilkan
informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user. Komponen yang termasuk sistem
informasi meliputi infrastruktur hardware, Software dan ketersediaan sumber
daya manusia bidang teknologi informasi. Proyek sistem informasi mencakup
sebagian atau keseluruhan dari rangkaian aktivitas rekayasa pembangunan sistem
informasi.
Contoh-contoh proyek sistem informasi
Contoh-contoh proyek sistem informasi
a)
Proyek
sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu
b)
Proyek
pembangunan infrastruktur E-Government di Jawa Tengah
c)
Proyek
pengembangan sistem CRM (Customer Relationship Management) pada di PT Garuda.
d)
Proyek
pembangunan sistem E-business pada PT. Global Jaya.
e)
Proyek
penjualan elektronik (E-Commerce)
Beberapa
perbedaan karakteristik proyek sistem informasi dibandingkan dengan proyek
bidang lain adalah sebagai berikut :
a) Memiliki tujuan untuk menghasilkan
produk yang bersifat intangible (tidak dapat diraba/perkirakan, tidak dapat
dinyatakan secara jelas) seperti perangkat lunak, database, jaringan yang sulit
untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut.
b) Melibatkan teknologi yang sangat
cepat usang, karena perkembangan yang sangat cepat.
c) Membutuhkan beragam sumber daya
manusia dengan keahlian dan kompetensi yang beragam
d) Ukuran yang dijadikan standar sulit
dibakukan, karena sulit mengukur kualitas yang dimengerti berbagai pihak secara
seragam.
Suatu
sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan
telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem
tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan
pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan
mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.
Kebijakan Sistem
Kebijakan
untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena
manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak
dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan
(masalah) perencanaan sistem menyangkut estimasi (penafsiran, perkiraan,
pendapat atau penilaian) sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga
kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek
(periode 1–2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun).
Perencanaan
sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan
sistem atau depertemen pengolahan data.
Proses
Perencanaan Sistem
Proses
perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :
1. Merencanakan
proyek-proyek sistem
Tahapan
proses perencanaan sistem yaitu :
a)
Mengkaji
tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.
b)
Mengidentifikasi
proyek-proyek sistem.
c)
Menetapkan
sasaran proyek-proyek sistem.
d)
Menetapkan
kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis,
peraturan yang berlaku).
e)
Menetukan
prioritas proyek-proyek sistem.
f)
Membuat
laporan perencanaan sistem.
g)
Meminta
persetujuan manajemen.
2. Mempersiapkan
proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan
Persiapan
ini meliputi :
a)
Menunjuk
team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar
perusahaan (konsultan).
b)
Mengumumkan
proyek pengembangan system.
3. Mendefinisikan
proyek-proyek sistem yang dikembangkan
Melakukan
studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk
dikembangkan.
Tahapan
yang dilakukan yaitu :
a)
Mengidentifikasi
kembali ruang lingkup dan sasaran proyek system.
b)
Melakukan
studi kelayakan.
c)
Menilai
kelayakan proyek system.
d)
Membuat
usulan proyek system.
e)
Meminta
persetujuan manajemen.
Perkiraan Proyek Sistem Informasi
Sekarang
biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem
berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat dapat mengurangi
keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi dan usaha
tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal,
lingkungan) yang mempengaruhinya. Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang
dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai berikut :
- Memperkirakan
waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek.
- Perkiraan
berdasarkan pada proyek yang sama.
- Menggunakan
teknik dekomposis.
- Menggunakan
satu atau lebih model empiris.
Memperkirakan
waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian yang paling sulit,
untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang diperlukan.
Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :
1. Grafik
Gantt
Merupakan
suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas
(kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif
tugas-tugas yang dikerjakan.
2. Diagram
PERT (Program Evaluation and Review Techniques)
Suatu
program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian
dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal
yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan.
Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :
a. Mudah mengidentifikasi tingkat
prioritas.
b. Mudah mengidentifikasi jalur kritis
dan kegiatan-kegiatan kritis.
c. Mudah menentukan waktu kendur.
d. Penjadwalan proyek berbasis
komputer.
Menggunakan
PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan. Contoh program
penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer Associates’
CA-Super Project. Proses pengembangan sistem informasi dikembangkan oleh
pelaku-pelaku yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :
a) Manajer senior, yang bertugas
mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan sangat berpengaruh pada
proyek tersebut.
b) Manajer proyek (teknik), yang
merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol orang-orang yang
bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
c) Praktisi, adalah orang yang
mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk sistem
informasi (program aplikasi).
d) Pelanggan, adalah orang yang
membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.
e) Pengguna akhir, orang yang
berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan dengan penggunaan
produk.
Sedangkan contoh Manajemen Proyek antara lain:
- Proyek
pembuatan Robot
- Proyek
Pembuatan Website
- Proyek
Pembuatan Software
- Proyek
Pembuatan Aplikasi
- dsb
C.
METODOLOGI UMUM PELAKSANAAN PROYEK SISTEM INFORMASI
(METODOLOGI GENERIK)
Pengembangan
sebuah sistem informasi dalam sebuah perusahaan dilakukan dengan pendekatan
manajemen proyek (project management). Lepas dari berbagai variasi
proyek-proyek teknologi informasi yang ada – seperti pembuatan aplikasi,
penerapan perangkat lunak, konstruksi infrastruktur jaringan, dan lain
sebagainya – metodologi yang dipergunakan secara umum adalah sama.
Setidak-tidaknya ada enam buah tahapan yang harus dilalui: perencanaan,
analisa, desain, konstruksi, implementasi, dan pasca implementasi.
Masing-masing konsultan atau para praktisi teknologi informasi biasanya
memiliki variasinya masing-masing yang secara prinsip tidak lepas dari keenam
langkah metodologi di atas.
Secara
umum, proyek-proyek sistem informasi dalam perusahaan atau organisasi dapat
dikategorikan dalam 3 kelompok besar.
a)
Proyek
yang bersifat pembangunan jaringan infrastruktur teknologi informasi,
menyangkut hal-hal mulai dari pengadaan dan instalasi computer sampai dengan perencanaan
dan pengembangan infrastruktur jaringan LAN (Local Area Network) dan WAN
(Wide Area Network).
b)
Implementasi
dari paket program aplikasi yang dibeli di pasaran dan diterapkan di
perusahaan, mulai dari software kecil seperti produk-produk retail
Microsoft sampai dengan aplikasi terintegrasi berbasis ERP, seperti SAP dan
BAAN.
c)
Perencanaan
dan pengembangan aplikasi yang dibuat sendiri secara khusus (customized
software), baik oleh internal perusahaan maupun kerja sama dengan pihak
luar seperti konsultan dan software house.
Lepas
dari perbedaan tersebut, secara garis besar ada 6 tahap yang bisa dijadikan
sebagai batu pijakan atau metodologi dalam melaksanakan aktivitas pengembangan
tersebut.
1.
Tahap Perencanaan
Tahap perencanaan merupakan suatu
rangkaian kegiatan semenjak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan
proyek ini didapat, pendefinisian awal terhadap kebutuhan detail atau target
yang harus dicapai dari proyek tersebut, penyusunan proposal, penentuan
metodologi dan sistem manajemen proyek yang digunakan, sampai dengan penunjukan
tim dan instruksi untuk mengeksekusi (memulai) proyek yang bersangkutan.
Biasanya ada dua pihak yang terlibat langsung dalam proyek perencanaan ini
yaitu :
a)
Pihak
yang membutuhkan (demand side) eksistensi dari suatu sistem informasi,
dalam hal ini adalah perusahaan, lembaga, institusi atau organisasi yang
bersangkutan.
b)
Pihak
yang berusaha menjawab kebutuhan tersebut (supply side) dalam bentuk
pengembangan teknologi informasi. Kelompok ini biasanya merupakan gabungan dari
para personel yang terkait dengan latar belakang ilmu dan pengetahuan yang
beragam (multidisiplin), seperti ahli perangkat lunak, analisis bisnis dan
manajemen, spesialis perangkat keras, programmer, sistem analis,
praktisi hukum, manajer proyek dan beberapa karakteristik SDM lain yang
terkait.
Dilihat dari segi manajemen
proyek sistem informasi, output yang harus dihasilkan tahap perencanaan adalah
berupa jadwal detail dari kelima tahapan berikutnya menyangkut masalah waktu,
target yang dapat disampaikan (deliverable), personel yang bertanggung
jawab, aspek-aspek keuangan dan hal-hal lain yang berkaitan dengan
pendayagunaan sumber daya yang dipergunakan dalam proyek. Sebagai tambahan,
standar-standar dan prosedur yang akan dipergunakan dalam melakukan pengelolaan
proyek pun harus jelas dan disepakati bersama oleh seluruh anggota personel.
2.
Tahap Analisis
Secara
prinsip ada 2 aspek yang jadi fokus analisis, yaitu :
1.
Aspek bisnis atau manajemen
Analisis aspek bisnis dimulai
dengan mempelajari karakteristik perusahaan yang bersangkutan, mulai dari
aspek-aspek historis, struktur kepemilikan, visi, misi, kunci keberhasilan
usaha (critical success factors), ukuran kinerja (performance
measurements), strategi, program-program dan hal terkait lainnya.
Tujuan
dilakukannya langkah ini :
a)
Mengetahui
posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di
perusahaan (mengingat setiap perusahaan memiliki pandangan tersendiri dan unik
terhadap sumber daya teknologi yang dimiliki, yang membedakannya dengan
perusahaan lain).
b)
Mempelajari
fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh
(memiliki damppak tertentu) terhadap proses desain, konstruksi dan
implementasi.
2.
Aspek teknologi
Analisis aspek teknologi meliputi
kegiatan-kegiatan yang bersifat menginventarisir aset teknologi informasi yang
dimiliki perusahaan pada saat proyek dimulai dengan berbagai tujuan, antara
lain :
a)
Mempelajari
infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki perusahaan dan tingkat
efektivitas penggunaannya selama kurun waktu tersebut.
b)
Menganalisis
kemungkinan-kemungkinan diperlukannya penambahan sistem di kemudian hari (system
upgrading) sehubungan akan diimplementasikannya teknologi baru.
Keluaran dari proses analisis di
kedua aspek ini adalah isu-isu (permasalahan) penting yang harus segera
ditangani, dianalisis penyebabnya, dampaknya bagi bisnis perusahaan, beberapa
kemungkinan scenario pemecahan dengan segala resiko cost/benefit
(laba/rugi) dan trade-off (tukar tambah), serta pilihan solusi yang
direkomendasikan. Sebelum memasuki fase desain, seluruh tim harus paham tentang
isu-isu ini dan memiliki komitmen untuk melanjutkan proyek yang ada ke tahap
berikutnya sesuai dengan skala prioritas yang telah ditentukan (setelah memilih
scenario yang disetujui bersama).
3.
Tahap Desain
Pada tahap desain, tim teknologi
informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan
komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi akan melakukan perancangan
teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti sistem basis data,
jaringan computer, metode interfacing, teknik konversi data, metode
migrasi sitem dan sebagainya.
Model-model umum seperti
Flowchart, ER Diagram, DFD dan lain sebagainya dipergunakan sebagai notasi umum
dalam perancangan sistem secara teknis. Sementara itu secara paralel dan
bersama-sama tim bisnis atau manajemen akan melakukan perancangan terhadap
komponen-komponen organisasi yang terkait seperti prosedur (SOP = Standar
Operation Procedures), struktur organisasi, kebijakan-kebijakan, teknik
pelatihan, pendekatan SDM dan sebagainya. Tim ini pun biasanya akan
mempergunakan model-model umum seperti Porter’s Value Chain, Bussiness
Process Mapping, Strategic Distinction Model, BCG Matrix, dan lain-lain.
Jelas bahwa hasil tahap ini, yang berupa cetak biru rancangan sistem, secara
teknis dan secara manajemen akan dijadikan pegangan dalam proses konstruksi dan
implementasi komponen-komponen pada sistem informasi yang akan dikembangkan.
4.
Tahap Konstruksi
Berdasarkan desain yang telah
dibuat, konstruksi atau pengembangan sistem yang sesungguhnya (secara fisik)
dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksana tahap ini, mengingat
semua hal yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu konstruksi
teknologi informasi dalam skala detail.
Dari semua tahapan yang ada,
tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melibatkan sumber daya
terbesar, terutama dalam hal SDM, biaya, waktu. Control terhadap manajemen
proyek pada tahap konstruksi harus diperketat agar tidak terjadi
ketidakefisienan maupun ketidakefektifan dalam penggunaan beragam sumber daya
yang ada (yang secara tidak langsung akan berdampak langsung terhadap
keberhailan proyek sistem informasi yang diselesaikan secara tepat waktu).
Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji coba sistem.
Perbaikan-perbaikan bersifat minor biasanya harus dilakukan setelah adanya
masukan-masukan yang timbul setelah diadakannya evaluasi.
5.
Tahap Implementasi
Tahap Implementasi merupakan
tahap yang paling kritis karena untuk pertama kalinya sistem informasi akan
dipergunakan di dalam perusahaan. Biasanya, pendekatan yang dipergunakan oleh
perusahaan adalah pendekatan cut off dan paralel.
a)
Pendekatan
cut off atau big-bang adalah suatu strategi implementasi yang
memilih sebuah hari sebagai patokan dan terhitung mulai hari tersebut, sistem
baru mulai dipergunakan dan sistem lama ditinggalkan sama sekali.
b)
Pendekatan
paralel dilakukan dengan cara melakukan pengenalan sistem baru sementara sistem
lama belum ditinggalkan, sehingga dua buah sistem berjalan secara paralel
(kedua sistem tersebut biasa disebut testing environment dan production
environment).
Pemilihan terhadap kedua strategi
tersebut tergantung pada perusahaan masing-masing, karena masing-masing
strategi implementasi memiliki keuntungan dan kerugian yang berbeda. Lepas dari
strategi yang dipilih, pemberian pelatihan (training) harus diberikan
kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain
untuk mengurangi resiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk
menanamkan rasa memiliki (sense of ownership) terhadap sistem baru yang
diterapkan, sehingga seluruh jajaran pengguna atau SDM akan dengan mudah
menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di masa-masa mendatang.
Evaluasi secara berkala perlu dilakukan untuk menilai kinerja sistem baru yang
diterapkan dan untuk mengetahui isu-isu permasalahan yang timbul. Tentu saja
pemecahan masalah dalam tahap implementasi harus segera dicari agar penggunaan
sistem tersebut efektif.
Proyek sistem informasi biasanya
ditutup setelah tahap implementasi dilakukan. Namun ada satu tahapan lagi yang
harus dijaga manajemennya, yaitu tahap pascaimplementasi.
6.
Tahap
Pascaimplementasi
Dari
segi teknis, yang dimaksud dengan aktivitas-aktivitas pasca implementasi adalah
bagaimana manajemen pemeliharaan sistem akan dikelola (maintenance, supports
and services management). Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem
informasi akan mengalami perkembangan dikemudian hari. Hal-hal seperti
modifikasi sistem, interfacing ke sistem lain, perubahan hak akses sistem,
penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan beberapa contoh
dari kasus-kasus yang biasa timbul dalam pemeliharaan sistem. Di sinilah
perlunya dokumentasi yang baik dan transfer of knowledge dari pihak pembuat
sistem ke SDM perusahaan untuk menjamin terkelolanya proses-proses pemeliharaan
sistem. Tidak jarang terjadi peristiwa dimana perusahaan atau personel pembuat
sistem sudah tidakdiketahui lagi lokasinya setelah bertahun-tahun (mungkin
perusahaannya tutup, atau yang menangani sistem sudah pindah ke tempat kerja
lain). Bisa dibayangkan bagaimana perusahaan pemakai sistem terpaksa membuang
sistemnya (membuat sistem baru lagi) atau melakukan tambal sulam (yang secara
teknis sangat berbahaya karena tingkat integritas data yang buruk) akibat tidak
adanya dokumentasi teknis yang baik atau infrastruktur manajemen pemeliharaan
yang efektif.
Dari segi manajemen, tahap pascaimplementasi
adalah berupa suatu aktivitas, harus ada personel atau divisi dalam perusahaan
yang dapat melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi
sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang teramat dinamis. Dengan kata
lain, dalam era kompetisi sekarang, perusahaan harus mampu berubah dengan
sangat cepat. Sistem informasi atau teknologi informasi yang secara teknis
tidak dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan bisnis perusahaan sudah
selayaknya tidak mendapatkan tempat yang baik. Apakah teknologi informasi di
perusahaan-perusahaan dapat dengan mudah mengikuti perubahan kebutuhan bisnis
secara cepat? Jika belum, sudah waktunya bagi pemimpin perusahaan untuk
berbicara dengan departemen atau divisi yang bertanggung jawab terhadap teknologi
informasi perusahaan Anda. Dan kenyataannya, sudah ada teknologi yang dapat
menjawab kebutuhan ini, dan itu sudah terbukti efektif. Tidak ada tempat bagi
perusahaan modern pada tahun 2000 yang masih menggunakan pendekatan sistem
informasi dan teknologi informasi secara konservatif (bagi sebagian perusahaan
besar di Indonesia pendekatan tersebut masih dianggap sebagai pendekatan
termodern).
Studi kasus Proyek Pembuatan Software
Proses
pembuatan software tidak cukup hanya dikerjakan dalam waktu beberapa hari saja.
Ada beberapa tahapan yang harus dilalui dalam proses pembuatan software. Setiap
tahapan bisa memerlukan waktu cukup lama, bisa satu bulan, dua bulan, atau
bahkan satu tahun. Tahapan-tahapan itu yaitu : requirement (perencanaan dan analisa),
design (pembuatan), dan testing (pengujian dan pemeliharaan). Setiap tahapan
yang dilalui terdapat beberapa permasalahan-permasalahan yang timbul.
Pada
permasalahan ini akan dibahas beberapa permasalahan yang timbul dengan studi kasus pembuatan software Sistem
Informasi Akademik dan juga akan dibahas solusi yang dapat diambil untuk
mengatasi beberapa permasalahan tersebut. Pembahasan permasalahan ini dibagi
dalam setiap tahapan pembuatan software.
a)
Tahap
Requirement
Pada
tahap ini, kegiatan yamg paling banyak dilakukan adalah dengan melakukan
interaksi dengan user. Permasalahan dalam proses pembuatan software yang dapat
timbul pada tahap ini adalah :
1.
Permasalahan
spesifikasi kebutuhan
Kebutuhan akan fitur dan report yang diinginkan sering kali
tidak sesuai dengan sistem yang ada. Misalnya pada sistem Informasi Akademik,
user menginginkan report pembayaran SPP, sedangkan sistem ini hanya mengenai
masalah akademik perkuliahan.
2.
Ketidak
sepahaman sistem antara developer dan user
Seringkali antara developer dan user
dikarenakan perbedaan pemahaman, terjadi ketidak sepahaman mengenai alur Sistem
Informasi Akademik, misalnya alur mulai dari mahasiswa bayar SPP, daftar ulang,
pengisian FRS, proses perkuliahan sampai nilai akhir UAS keluar.
3.
Metode
analisa sistem
Metode analisa sistem yang digunakan
oleh developer tidak sesuai dengan kondisi/ behaviour user.
b)
Tahap
Design
Pada
tahap ini, merupakan tahap yang dilakukan oleh developer. Permasalahan dalam
proses pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :
1.
Metode
pembuatan software
Metode dan tools yang digunakan hasilnya tidak optimal,
sesuai dengan keinginan user.
2.
Organisasi
pembuatan software
Tidak adanya koordinasi pada saat
proses pembuatan software, sehingga terjadi modul-modul yang tidak dapat digabungkan.
Misalnya tidak sesuainya nama tabel, field, atau tipe data yang digunakan.
c)
Tahap
Testing
Pada
tahap ini, merupakan tahap pengujian software yang dilakukan antara developer
dan user, dan diakhiri dengan pemeliharaan software. Permasalahan dalam proses
pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :
1. Perubahan regulasi sistem
Adanya perubahan regulasi sistem,
misalnya perubahan evaluasi penilaian dari 5 tingkat penilaian (A, B, C, D, E)
menjadi 7 tingkat penilaian (A, AB, B, BC, C, D, E). Hal ini menyebabkan
perubahan tabel dan fieldnya.
2. Ketidaksesuaian keinginan user
dengan software yang telah dibuat
Pengujian software yang dilakukan
antara user dan developer tidak memenuhi keinginan user.
3. Tidak adanya Risk Management
Hal ini menyebabkan tidak ada
langkah-langkah yang akan dilakukan apabila terjadi revisi ataupun pada masa
garansi/ maintenance.
Untuk
mengatasi beberapa permasalahan tersebut diatas, perlu dilakukan analisa untuk
mendapat solusinya. Ada beberapa solusi yang dapat diambil, antara lain :
1. Membuat dokumen kontrak antara
developer dan user sebelum proses pembuatan software.
2. Perlu adanya assessment pada saat
survey data, wawancara, ataupun analisa data. Assessment ini ditandangani kedua
belah pihak, user dan developer.
3. Menggunakan requirement tool untuk
proses requirement sehingga dapat dihasilkan requirement yang sesuai dengan
kebutuhan user.
4. Menentukan Proces Model yang akan
digunakan pada awal proses pembuatan software, dapat menggunakan waterfall
model, RAD model, spiral model, atau model lainnya.
5. Membuat project management pada
proses pembuatan software dengan dikoordinasi seorang penanggung jawab.
6. Menentukan software programming
untuk semua modul yang akan dibuat, termasuk tabel, relasi, dan struktur data.
7. Membuat dokumen Berita Acara
Pengujian Software sehingga dapat dinilai tingkat kepuasaan user terhadap
software yang telah dibuat.
8. Developer melakukan evaluasi total
setiap selesai pembuatan software sebelum pengujian.
Solusi
yang lain secara teknis adalah membuat software Sistem Informasi Akademik yang
dinamis, dimana user dapat melakukan update sistem secara mandiri dan berkala
tanpa perlu berhubungan dengan developer kembali. Misalnya, membuat perubahan
evaluasi penilaian, evaluasi absensi, aturan penilaian, perubahan kurikulum,
dan sebagainya. Tetapi untuk membuat software Sistem Informasi Akademis yang
dinamis tersebut memerlukan waktu yang tidak sedikit dan juga membutuhkan biaya
yang cukup besar.
Maka
hal yang paling penting dilakukan dalam proses pembuatan software Sistem
Informasi Akademik adalah komunikasi yang intensif dan efektif antara user dan
developer, baik itu pada tahap requirement, design, maupun testing. Dengan
adanya komunikasi yang intensif dan efektif tersebut maka dapat diketahui
sampai seberapa jauh software dinamis yang dibutuhkan oleh user. Sehingga
tingkat kepuasan user dapat terjaga.
PENUTUP
Kesimpulan
1. Manajemen merupakan sebuah proses
terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi yang dilibatkan
untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan
aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah
ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu.
2. Menurut DI Cleland dan Wr. King
(1987), proyek merupakan gabungan dari berbagai sumber daya yang dihimpun dalam
organisasi sementara untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
3. Manajemen proyek adalah suatu cara mengelola,
mengarahkan, dan mengkoordinasikan sumber daya (manusia/material)disaat
mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk mencapai suatu tujuan, yang dibatasi
oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai kepuasan.
4. Suatu sistem informasi dapat
dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa
adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat
berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan
sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat
dukungan dari manajemen puncak tersebut.
5. Lepas
dari berbagai variasi proyek-proyek teknologi informasi yang ada – seperti
pembuatan aplikasi, penerapan perangkat lunak, konstruksi infrastruktur jaringan,
dan lain sebagainya – metodologi yang dipergunakan secara umum adalah sama.
Setidak-tidaknya ada enam buah tahapan yang harus dilalui: perencanaan,
analisa, desain, konstruksi, implementasi, dan pasca implementasi.
Daftar
Pustaka
http://dya08
webmaster.blog.com/aspek-aspek-yang–mempengaruhi-manajemen-proyek/
Makasih neng Nina,, saya seleksi dulu ijin pakai yah :)
BalasHapusmakasi mba :)
BalasHapusijin copas mbak buat tugas kuliah saya
BalasHapusijin copy yah kak, untuk tugas saya
BalasHapussip sangat membantu
BalasHapusmy blog
izin copas mba
BalasHapusIjin copas mba
BalasHapusizin copay ya mba ^^
BalasHapusAkubjg iya ..hee
BalasHapusIjin copy mbak Nina,bwt kolaborasi tugas kuliah mbak
BalasHapusWhy can't you play the Mega Drive/Genesis online? - Casino
BalasHapusSince there are so many versions of the 바카라사이트 Mega Drive games on PC, some of them aren't available at all. Here are the reasons why you should play 카지노사이트